PERSONVERNERKLÆRING KONGSHAUG MUSIKKGYMNAS AS

Hvilke personopplysninger behandler Kongshaug musikkgymnas?

Kongshaug musikkgymnas behandler personopplysninger om ansatte, elever og deres foresatte.

Ansatte: Navn, adresse, telefonnummer, personnummer, nærmeste pårørende, dokumentasjon på permisjon, utdanning og arbeidserfaring, bankkontonummer, lønnsnivå og evt. fagforeningsmedlemskap.

Elever: Navn, adresse, navn på foresatte og evt. hvem som har den daglige omsorgen, telefonnummer, personnummer, mailadresse, karakterer fra tidligere skoleår på vgs., grunnlag for termin-/standpunktkarakterer inneværende skoleår, fravær og evt. dokumentasjon på fravær fra avgiverskole (ungdomsskolen). Søknadspapirer ved opptak. Kongshaug oppbevarer papirer fra eksterne instanser på enkelte elever. Kongshaug oppbevarer mappe på elever som trenger spesiell tilrettelegging.

Foresatte: Navn, adresse, telefonnummer, evt. hvem som har den daglige omsorgen og mailadresse.

Hvilke formål bruker Kongshaug disse personopplysningene til?   Kongshaug bruker disse opplysningene for å ivareta ansattes, elevers og foresattes interesser. Personnummer brukes for å få de digitale systemene til å fungere, blant annet FEIDE-pålogging for elever og ansatte. Telefonnummer til foresatte brukes blant annet for skole/heimsamarbeidet gjennom mobilskole og Fronter.  

Hva er det rettslige grunnlaget for virksomhetens behandling av personopplysninger?   Rettslig grunnlag er Friskoleloven, Opplæringsloven, Forvaltningsloven, Arbeidsmiljøloven og Personopplysningsloven med forskrifter.  

Hvem utleverer Kongshaug personopplysninger til?   Klasselister over alle elever er tilgjengelig for elever og ansatte i elevhåndboken på skolens læringsplattform, Fronter. Tilgangen er passordbeskyttet. Klassebilder/skolebilder over elever og ansatte med navn, gjøres tilgjengelig for elever og ansatte ved skolestart. Kongshaug rapporterer elevopplysninger til Utdanningsdirektoratets innsamlingsportal gjennom WIS og til Nasjonal vitnemålsdatabase, NVB. Andre offentlige instanser kan innhente opplysninger om en elev når det er relevant, og elev og foresatte (hvis eleven er under 18 år) har gitt samtykke. De kan også innhente opplysninger om en ansatt når det er relevant og den ansatte har gitt sitt samtykke. Hvis andre spør etter personopplysninger skal det alltid avklares med rektor i forkant av en evt. utlevering av personopplysninger.

Hvor lenge lagres personopplysningene?   Grunnlag for termin- og standpunktkarakterer makuleres når klagefristen er gått ut. Underveisvurderingene slettes når elevene avslutter skoleløpet. Øvrige personopplysninger om elever og foresatte blir i utgangspunktet oppbevart i 10 år. Fravær og karakterer lagres i datasystemet Extens. Systemet er passordbeskyttet, og tilgang gis etter behov/stilling.

Hvilke rettigheter har den registrerte?   Den registrerte har rett til å få vite hvilke personopplysninger Kongshaug har om vedkommende. Den har også rett til å få korrigert og evt. slettet opplysninger som ikke er nødvendige å oppbevare.  

Kongshaug, 10. september 2018

Personvern