Kongshaug bruker disse opplysningene for å ivareta ansattes, elevers og foresattes interesser. Personnummer brukes for å få de digitale systemene til å fungere, blant annet FEIDE-pålogging for elever og ansatte. Telefonnummer til foresatte brukes blant annet for skole/heimsamarbeidet gjennom mobilskole og Fronter.
Rettslig grunnlag er Friskoleloven, Opplæringsloven, Forvaltningsloven, Arbeidsmiljøloven og Personopplysningsloven med forskrifter.
Hvem utleverer Kongshaug personopplysninger til? Klasselister over alle elever er tilgjengelig for elever og ansatte i elevhåndboken på skolens læringsplattform, Fronter. Tilgangen er passordbeskyttet. Klassebilder/skolebilder over elever og ansatte med navn, gjøres tilgjengelig for elever og ansatte ved skolestart. Kongshaug rapporterer elevopplysninger til Utdanningsdirektoratets innsamlingsportal gjennom WIS og til Nasjonal vitnemålsdatabase, NVB. Andre offentlige instanser kan innhente opplysninger om en elev når det er relevant, og elev og foresatte (hvis eleven er under 18 år) har gitt samtykke. De kan også innhente opplysninger om en ansatt når det er relevant og den ansatte har gitt sitt samtykke. Hvis andre spør etter personopplysninger skal det alltid avklares med rektor i forkant av en evt. utlevering av personopplysninger.
Grunnlag for termin- og standpunktkarakterer makuleres når klagefristen er gått ut. Underveisvurderingene slettes når elevene avslutter skoleløpet. Øvrige personopplysninger om elever og foresatte blir i utgangspunktet oppbevart i 10 år. Fravær og karakterer lagres i datasystemet Extens. Systemet er passordbeskyttet, og tilgang gis etter behov/stilling.
Den registrerte har rett til å få vite hvilke personopplysninger Kongshaug har om vedkommende. Den har også rett til å få korrigert og evt. slettet opplysninger som ikke er nødvendige å oppbevare.
